Печати и штампы на предприятии :: Информация, комментарии, практика

/Главная /Вопросы и ответы /Как оформить приказ «Об утверждении положения о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов»

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ________________________

ПРИКАЗ

"___" ___________ 20__ г. N_____

В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в __________________ приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в ________________ (далее - Положение).
2. Начальникам главных управлений, управлений и самостоятельных отделов ______________:
2.1. Обеспечить исполнение требований, установленных Положением.
2.2. Осуществить передачу печатей и штампов, не соответствующих Положению, в Управление делами для централизованного их уничтожения и списания с учета в срок до "___" ________ 20___ г.
3. Управлению делами произвести переучет печатей и штампов по фактическому их наличию по состоянию на "____" ______ 20___ г.
4. Считать утратившими силу Приказы Генерального директора от "____" ______ 20___ г. N ___ "Об утверждении Положения о порядке использования печатей в ________________.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор _________________________________

"____" ______ 20___ г.

УТВЕРЖДЕНО
Приказом N_____ от "____" ______ 20___ г.

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ______________________________

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке учета, хранения и использования печатей и штампов в ____________________ (далее - Положение) разработано с учетом Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", Постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и иных нормативных правовых актов действующего законодательства Российской Федерации.

1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей _________________, печатей структурных подразделений ______________________, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве ________________________.

Требования, предусмотренные данным Положением, являются обязательными для всех работников ____________________.

2. Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в __________________________________ печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати).

Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение об изготовлении гербовых печатей принимает Генеральный директор __________________.

2.2. Гербовая мастичная печать _________________________ должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

2.3. Изготовление гербовой печати _______________________ должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.4. Для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений ________________________ применяются печати структурных подразделений.

Печатями структурных подразделений ________________________ являются:

  • мастичная печать "Управление делами";
  • мастичная печать "Управление государственной службы и кадрового обеспечения";
  • ...
  • мастичная печать "Административно-хозяйственный отдел".

2.5. Печать структурного подразделения должна содержать краткое наименование соответствующего структурного подразделения, изображенное в центре печати.

Минимальный диаметр печати структурного подразделения - 37 мм, максимальный - 40 мм.

2.6. Иные печати, используемые в _____________________:

  • мастичная печать "Для пакетов" с идентификационным учетным номером;
  • металлическая печать "Для пакетов" с идентификационным учетным номером;
  • металлическая печать с идентификационным учетным номером (далее - номерная печать);
  • металлическая печать "Для хранилищ" с идентификационным учетным номером (далее - печать "Для хранилищ");
  • мастичная печать "Конкурсная комиссия";
  • мастичная печать "Для путевых листов";
  • печати _________________________, применение которых связано со спецификой данного управления.

2.7. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы (Приложение N 1).

2.8. Изготовление печатей и штампов осуществляется через Административно-хозяйственный отдел по заявкам руководителей структурных подразделений, согласованию с Управлением делами на основании решения Генерального директора ___________________.

Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора ________________________ определяется непосредственно Генеральным директором ___________________.

Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению Генерального директора _______________________.

Дополнительное изготовление печатей с идентификационным учетным номером производится по возрастании идентификационных номеров.

3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности

3.1. Учет, хранение и выдача всех печатей и штампов (кроме печатей и штампов ______________________) в ____________________ на Управление делами. С этой целью все изготовленные печати и штампы должны изначально поступать в Управление делами для обязательного их учета и проставления их оттиска в книге учета печатей и штампов (Приложение N 2). Листы книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.1.1. _____________________________________ учет, хранение, выдачу и уничтожение печатей и штампов осуществляет самостоятельно с соблюдением требований настоящего Положения.

3.2. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей (штампов), их выдачи структурным подразделениям приказом Генерального директора из числа работников Управления делами назначается ответственное лицо.

3.3. Выдача печатей (штампов) структурным подразделениям и должностным лицам производится под расписку в книге учета печатей и штампов.

3.4. Руководители структурных подразделений своими распоряжениями назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей (штампов), устанавливают персональную ответственность этих работников за полученные печати (штампы), а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании. Копии распоряжений представляются в Управление делами.

3.5. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту (Приложение N 3). Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения.

3.6. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику через Управление делами под роспись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

3.7. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания, кроме номерных печатей, не допускается.

3.8. В случае утраты печати (штампа) работники немедленно сообщают об этом руководителю соответствующего структурного подразделения.

По фактам утраты печатей (штампов) или нарушений в их использовании руководитель структурного подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует Управление делами. Управление делами материалы расследования вместе с выводами и предложениями докладывает Генеральному директору ________________________________ для принятия решения.

3.8. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год, как правило, комиссией, назначаемой для проверки наличия секретных документов. В состав этой комиссии обязательно включается работник Управления делами, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте.

3.9. Гербовые печати ______________________________, закрепленные за должностными лицами, хранятся в их личных сейфах. По окончании рабочего дня сейфы и служебные кабинеты этих должностных лиц опечатываются и в соответствии с установленным порядком сдаются под охрану.

Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

4. Порядок использования печатей (штампов)

4.1. В _____________________ используются гербовая мастичная печать в двух экземплярах, а также малая гербовая выжимная металлическая печать.

Первый экземпляр гербовой мастичной печати "______________________" закрепляется за управляющим делами _______________________ и используется для проставления оттиска гербовой печати на следующие документы:

  • доверенности, выдаваемые и удостоверяемые ____________;
  • договоры, заключаемые ____________________;
  • акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
  • представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и т.д.);
  • гарантийные письма (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);
  • командировочные удостоверения (для заверения отметок Управления государственной службы и кадрового обеспечения об убытии и прибытии работника);
  • иные документы для удостоверения подписи должностного лица, имеющего право действовать от имени ______________, а также документы, требующие наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Второй экземпляр гербовой мастичной печати "_______________. Для финансово-хозяйственных операций" закрепляется за главным бухгалтером _________________________ и используется для проставления оттиска гербовой печати на следующие документы:

  • доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
  • поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке и т.д.);
  • реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства и т.д.);
  • бухгалтерские и статистические отчеты;
  • сметы расходов;
  • справки (лимитные, о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
  • извещения по централизованным выплатам;
  • уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
  • путевые листы автомобилей, принадлежащих _______________________;
  • иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности _____________________, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.

"Малая гербовая выжимная металлическая печать" закрепляется за начальником отдела кадров ___________________________ и применяется только при оформлении удостоверений.

4.2. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

4.3. Оттиск мастичной печати "Управление делами" проставляется на следующие документы:

  • копии приказов и распоряжений _________________, направляемые в _________________________ в субъектах Российской Федерации;
  • выписки из журнала регистрации входящих документов для направления в суды, правоохранительные органы и другие организации (по линии Юридического отдела).

4.4. Оттиск мастичной печати "Управление государственной службы и кадрового обеспечения" проставляется на следующие документы:

  • трудовые книжки;
  • различные справки и документы кадрового характера.

4.5. Оттиск мастичной печати "Главное управление обеспечения деятельности военных судов" проставляется исключительно на документах названного управления.

4.6. Оттиск мастичной печати "Административно-хозяйственный отдел" проставляется только на документах данного отдела.

4.7. Оттиск мастичной печати "Конкурсная комиссия" применяется для оформления документов конкурсной комиссии ___________________________.

4.8. Мастичная печать "Для пакетов" с идентификационным учетным номером применяется: для приема и отправки корреспонденции; для оформления дел, книг, журналов и сброшюрованных материалов.

4.9. Металлическая печать "Для пакетов" с идентификационным учетным номером применяется для оформления посылок и бандеролей.

4.10. Номерная печать применяется для опечатывания сейфов и металлических шкафов.

4.11. Печать "Для хранилищ" применяется для опечатывания дверей помещений, которые сдаются под охрану.

.12. Мастичная печать "Для путевых листов" применяется для оформления путевых листов.

4.13. Мастичные штампы применяются в делопроизводстве для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

4.14. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора _______________ используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Генерального директора ________________________________, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является управляющий делами.

4.15. При заверении документа гербовой печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

4.16. Применение других печатей и штампов, не указанных в данном Положении, не допускается.

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в Управление делами для централизованного уничтожения и списания с учета.

5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом Генерального директора. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.

5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (Приложение N 4). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

5.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается Генеральным директором.

5.5. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в папку (чемодан) и опечатываются председателем комиссии. Папка (чемодан) хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.

5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

5.7. К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических - путем спиливания. Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

5.8. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей книге учета и представляет копию акта в отдел бухгалтерского учета _____________________________________ Главного финансово-экономического управления.

5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.

6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании

6.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении _______________________________ или его структурным подразделением юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

Приложение N 1

ОБРАЗЦЫ МАСТИЧНЫХ ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ____

Приложение N 2

КНИГА учета печатей и штампов
-----------------------------------------------------------------------------
| N |Наименование|Кол-во |При каком|Оттиски|  Дата и   | Дата и |Отметка об |
|п/п| печатей и  |печатей|исходящем|печатей| расписка  |расписка|уничтожении|
|   |  штампов   |   и   | (вход.) |   и   |   лица,   | лица в |  печати   |
|   |            |штампов| номере  |штампов|получившего|обратном| (штампа)  |
|   |            |       |получены |       |  печать   | приеме |           |
|   |            |       |         |       |  (штамп)  | печати |           |
|   |            |       |         |       |           |(штампа)|           |
|---|------------|-------|---------|-------|-----------|--------|-----------|
| 1 |     2      |   3   |    4    |   5   |     6     |   7    |     8     |
|---|------------|-------|---------|-------|-----------|--------|-----------|
|---|------------|-------|---------|-------|-----------|--------|-----------|
|---|------------|-------|---------|-------|-----------|--------|-----------|
-----------------------------------------------------------------------------

Приложение N 3

УТВЕРЖДАЮ
____________________________________________
(должность руководителя структурного подразделения)
____________________________________________ (фамилия и инициалы)
"_____" _________________20____ г.

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся_________________________________________________,
(должность, фамилия и инициалы сдающего и принимающего
составили настоящий акт в том, что первый сдал, убывая в очередной отпуск, а второй принял следующие печати и штампы:
1.
2.
3.

Всего________________________ печатей и штампов.
(количество прописью)

Сдал:____________ (__________________________________)
(подпись) (фамилии и инициалы)

Принял:____________ (__________________________________)
(подпись) (фамилии и инициалы)

Приложение N 4


УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
___________________
___________________
"_____" _________________20____ г.

АКТ о выделении к уничтожению печатей и штампов

Комиссия, назначенная приказом Генерального директора от "_____" _________________20____ г. N _____, в составе: ______________________________ произвела отбор
(должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии)
к уничтожению утративших практическое значение и пришедших в негодность следующих печатей и штампов:
                          
------------------------------------------------------------------
| N |Регистрационный|Наименование| Оттиск |Количество| Основание |
|п/п| номер печати  |   печати   | печати | печатей  |    для    |
|   |   (штампа)    |  (штампа)  |(штампа)|(штампов) |уничтожения|
|---|---------------|------------|--------|----------|-----------|
| 1 |      2        |     3      |   4    |    5     |     6     |
|---|---------------|------------|--------|----------|-----------|
|---|---------------|------------|--------|----------|-----------|
------------------------------------------------------------------

Всего подлежит уничтожению _______________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:

Председатель комиссии
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия и инициалы)

Члены комиссии
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия и инициалы)
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия и инициалы)

После утверждения акта перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ____________________________ (способ уничтожения) "____" ___________ 20___ г.

Председатель комиссии
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия и инициалы)

Члены комиссии
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия и инициалы)
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия и инициалы)

Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел

__________________________________
(подпись) (фамилия и инициалы)

"____" ___________ 20___ г.

© 2019.12 Все права защищены.