Печати и штампы на предприятии :: Информация, комментарии, практика

/Главная /Порядок использования печатей и штампов /Использование и хранение печатей и штампов

Порядок использования и хранения печатей и штампов

Впервые запись о порядке использования печатей появилась в ЕГСД (Единой государственной системе делопроизводства), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04/09/1973 N435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, предприятиями и организациями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная печать. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Вспомогательная печать. Организации могут иметь вспомогательные(дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д. Дополнительная печать, содержащая надпись "Для счетов-фактур", должна содержать идентификационный номер налогоплательщика (основание: письмо МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость"). Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов.

Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе. Может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Простые штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.

При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами. При утрате основной печати организации и круглой печатей структурных подразделений руководитель организации должен немедленно сообщить об этом в органы милиции и произвести публикацию в печати.

© 2019.12 Все права защищены.